di

Bruno Fiammella

Con il decreto del Ministro della Giustizia del 13 febbraio 2001 n. 123 il legislatore ha posto la prima pietra di quello che è stato comunemente definito “il processo telematico”. Una piccola premessa: l’approccio dato a questo intervento è volutamente poco tecnico, in modo da consentire a tutti di iniziare ad entrare in confidenza con i nuovi concetti relativi all’informatizzazione della giustizia.

L’espressione “processo telematico”, utilizzata dal legislatore, ha contribuito, prima facie, a far nascere un equivoco in coloro che spesso con poca attenzione si confrontano con le nuove problematiche che il diritto dell’informatica pone. Con tale espressione infatti non si sono volute predisporre nuove regole per la disciplina delle fasi del processo, ma si è voluta attribuire alle parti, al giudice, ed alla cancelleria la possibilità di comunicare e di notificare gli atti del processo come documenti informatici, introducendo un regolamento che fosse strumentale all’uso degli strumenti informatici.[4]

Quale, quindi, il cambiamento generato da questa scelta ?

Innanzitutto una riduzione dei tempi (notifica dell’atto, consultazione del fascicolo direttamente dallo studio, etc.) e dei costi. Altra innegabile conseguenza sarà quella di provvedere alla necessità di aggiornamento del personale del tribunale sotto il profilo della impostazione del tradizionale metodo di lavoro. Non dimentichiamo che l’approccio alla tecnologia richiede sempre un elevato grado di umiltà da parte di tutti gli operatori che per la prima volta si relazionano utilizzando una procedura, per molti, nuova.

Problema più delicato sarà invece quello relativo alla necessità di aggiornamento cui andranno incontro gli studi legali. Lo svecchiamento del tradizionale metodo di lavoro all’interno di strutture, spesso ancora costruite in forma arcaica, richiederà un processo di adattamento che, partendo dal “dominus” coinvolga tutto l’intero apparato organizzativo, includendo, con questa espressione, sia i soci che i praticanti che i collaboratori. Questa trasformazione genererà, in prospettiva, un nuovo “gap” tra professionisti.

Se fino ad oggi la differenziazione è stata dettata dall’esperienza o dalla competenza, accanto a questi due elementi si affiancherà quello della informatizzazione delle procedure. Uno studio informatizzato infatti, costituisce già oggi un interlocutore privilegiato per le aziende, e lo sarà per le pubbliche amministrazioni e per alcuni privati avvezzi alla tecnologia.

Tralasciando questo tipo di considerazioni, andiamo ad analizzare un pò più nello specifico il testo di legge. Due i richiami principali del regolamento: da un lato l’articolo 2 comma I che prevede, sia pure come facoltà, quella di procedere alla “formazione, la comunicazione e la notificazione di atti del processo civile mediante documenti informatici e telematici”. Dall’altro l’art. 4 comma I che esprime il principio destinato ad avere le ricadute più rilevanti sul piano strettamente processuale in quanto stabilisce che “tutti gli atti e i provvedimenti del processo possono essere redatti in forma di documenti informatici sottoscritti con firma digitale”.

Si potrà notare, relativamente a quanto affermato in apertura, che queste disposizioni altro non sono che una rivisitazione di quanto già previsto dal codice di proc. civile che, grazie al disposto degli art. 121 e 123, dispone la cosiddetta “libertà delle forme”.

La domanda a questo punto da porsi è quella di comprendere in che modo, ed è poi la cosa che maggiormente ci interessa, si concretizza tutto quanto esposto dal decreto 123/2001.

a)     l’individuazione dell’ufficio giudiziario e del procedimento

b)     l’individuazione del soggetto che inserisce modifica o comunica l’atto

c)     l’avvenuta ricezione o comunicazione dell’atto

A tale sistema potranno accedere soltanto i difensori delle parti, gli ufficiali giudiziari per le attività previste dal regolamento, i magistrati.

Quello che più interessa, al di là di ogni considerazione tecnico normativa, è riuscire a cogliere cosa questa piccola rivoluzione comporterà e quali saranno i concreti vantaggi di cui beneficeranno i principali fruitori: cosa, in sostanza si potrà fare avvalendosi di queste procedure ? Un elenco di alcune possibilità:

-          iscrizione al ruolo

-          costituzione in giudizio

-          produzione di atti e supporti probatori

-          consultazione del fascicolo

-          richiesta di copia di atti

-          notificazioni e comunicazioni

ed ancora, il procedimento prevede che si possa ottemperare ad alcune attività cosiddette “di aula” quali:

- il processo verbale

- il deposito della relazione del C.T.U.

- la redazione della sentenza

L’uso delle nuove tecnologie all’interno del processo, per fare un esempio, si rivela particolarmente utile nei casi in cui bisogna portare a conoscenza un atto del procedimento ad un soggetto situato in un luogo diverso e notevolmente distante da quello in cui è formato l’atto stesso.

L’implementazione della tecnologia tuttavia, richiede il superamento e la comprensione di alcuni parametri dai quali non si può prescindere. Ad esempio, occorre comprendere che esiste la necessità, affinché più sistemi dialoghino tra loro, di utilizzare un protocollo ed un linguaggio che sia comprensibile a tutti. Ecco perché, le emanande regole tecniche, con molta probabilità, prevederanno uno standard tipico per il documento processuale, avente un cosiddetto “formato” predefinito che non potrà non corrispondere ai parametri previsti dall’Unione Europea. Tale scelta è determinata dalla necessità di facilitare l’interscambio dei documenti per via telematica anche tra le varie nazioni.

Attualmente sembra che il formato previsto non sia ne il classico “.doc” o “.rtf” o “.pdf” con cui siamo abituati a lavorare, ma sarà il formato “xml”.

Con questa strumentazione l’avvocato potrà inviare atti e documenti agli uffici giudiziari, consultare i registri ed i fascicoli d’ufficio e di parte, richiedere copia degli stessi, ricevere le notificazioni da parte degli altri professionisti.

Presupposto indefettibile per fare tutto ciò sarà quello, per ogni avvocato, di avere un proprio indirizzo di posta elettronica, ma, non un semplice account, ma un indirizzo di posta elettronica che preventivamente dovrà essere stato dichiarato presso il proprio Consiglio dell’Ordine di appartenenza.

Il Consiglio, a sua volta, provvederà a formare un elenco degli avvocati dotati di recapito postale elettronico. Tale elenco fornirà informazioni relative allo stato dei difensori, in particolare quelle relative al tipo di abilitazione posseduta, alle eventuali sospensioni o sanzioni disciplinari a cui il professionista potrebbe essere sottoposto.

Oggetto dell’attenzione non può quindi che essere la procura alle liti. L’art. 10 del decreto ministeriale infatti prevede che: “se la procura alle liti e' stata conferita su supporto cartaceo, il difensore, che si costituisce per via telematica, trasmette la copia informatica della procura medesima, asseverata come conforme all'originale mediante sottoscrizione con firma digitale”.

Tutto quanto sin qui esposto trova perfetta armonizzazione attraverso la lettura del testo normativo ove esso ci consenta di illustrare l’iter effettivo che compie una qualsiasi richiesta di consultazione o di trasmissione atti dallo studio del professionista fino alla cancelleria.

4. La procedura di accesso e di trasmissione

E’ ineluttabile che il punto d’accesso debba fornire quel minimo di sicurezza, stabilità e celerità strettamente legate alla professionalità della funzione che è chiamato a svolgere.

Una volta che il professionista avrà completato il documento processuale esso sarà firmato con firma digitale ed inviato tramite posta elettronica al punto d’accesso del sistema del processo telematico.

Il punto d’accesso, quindi, provvederà ad interrogare il Consiglio dell’Ordine per verificare che l’e-mail del professionista corrisponda a quella dallo stesso dichiarata al Consiglio di appartenenza e, nello stesso tempo, attenderà risposta negativa circa la presenza di eventuali sospensioni a cui potrebbe essere sottoposto l’avvocato (sanzioni disciplinari, cancellazione dall’iscrizione etc.). In questo modo tra l’altro, chi riceve un documento firmato con firma digitale dal professionista e trasmesso tramite questo sistema avrà una doppia garanzia relativa al rispettivo campo di competenza: da un lato quella del Certificatore di firma digitale, dall’altro quella dell’Ordine di appartenenza.

E’ importante specificare che il software che gestirà questo scambio di corrispondenza elettronica dovrà inviare al mittente un avviso di ricevimento che costituirà la prova dell’avvenuta notificazione indipendentemente dall’apertura effettiva del messaggio di posta elettronica da parte del destinatario, ma unicamente sul presupposto che il messaggio è arrivato nella disponibilità di quest’ultimo.  

Il punto di accesso fungerà quindi da ponte tra la singola postazione dell’Avvocato  e la rete tramite la quale il documento arriverà al Dominio Giustizia.

Lo stesso punto d’accesso, peraltro, dovrà rispondere alle specifiche indicazioni tecniche che saranno contenute nell’emanando regolamento in quanto è da escludere che il professionista si possa servire dello stesso punto d’accesso che utilizza oggi per la normale corrispondenza elettronica.

Tale scelta è stata effettuata perché allo stato attuale, la sicurezza della rete internet e dei service-provider non è sufficiente a garantire gli standard richiesti dalle particolari transazioni documentali aventi ad oggetto atti di rilevanza giudiziaria. Sembra essere difficile riporre la sicurezza e la fiducia delle transazioni ad un provider qualsiasi presente sul mercato, né si può consentire al dominio avvocati di creare una gateway su internet in quanto ciò determinerebbe, sotto il profilo della sicurezza informatica, una debolezza all’interno del dominio giustizia e quindi all’interno della stessa R.U.P.A.

Una volta certificata la qualità di soggetto legittimamente esercente la professione, il punto di accesso inoltrerà il documento o l’atto al gestore centrale. Il Gestore centrale è la porta d’ingresso del Dominio Giustizia ed è il luogo nel quale il documento viene smistato al singolo ufficio di destinazione. Così facendo il gestore d’accesso segnalerà:

-          che un documento è stato inviato da quel determinato Avvocato e non da un altro;

-          segnalerà al mittente che quel documento da lui spedito o inoltrato, è giunto nella disponibilità del destinatario.

Da questo momento il Ministero assumerà l’onere che questo documento venga trasmesso alla cancelleria competente alla quale è stato indirizzato. Tutto ciò è accompagnato da una marcatura temporale, apposta dal gestore centrale, e che dovrà far fede in relazione alla data di trasmissione e di ricezione del documento stesso ai fini della validità ed opponibilità nei confronti dei terzi (ma su questo punto il dibattito è ancora aperto).

L’interazione tra gestore centrale e gestore locale serve non solo per l’inserimento di atti nel fascicolo, ma anche per la consultazione, e permetterà di utilizzare dei criteri di ricerca multipli, in base al fascicolo, o al giudice o alla data.

Il gestore locale riceverà il documento dal gestore centrale. La prima cosa che il gestore locale dovrà verificare è se il documento ricevuto è un atto da inserire in un fascicolo oppure se è una richiesta di copia o di accesso al fascicolo informatico.

Effettuata questa bipartizione, risponderà di conseguenza alla richiesta ed invierà al mittente la conferma della disponibilità di quell’atto all’interno del fascicolo elettronico.

Seguendo questa procedura si andrà a formare il fascicolo informatico che verrà via via incrementato nel corso del processo dai successivi atti di parte nonché dai verbali di udienza e dai provvedimenti del giudice. Ogni atto assumerà quindi una forma elettronica. 

Stante la necessità di assimilare nei giusti tempi i passaggi legati all’informatizzazione, il decreto prevede esplicitamente (art.12) che la formazione di tale fascicolo elettronico non elimina l’obbligo di quello su supporto cartaceo. Si assisterà dunque alla contemporanea esistenza di due fascicoli: cartaceo ed informatico con conseguente incremento delle incombenze da parte delle cancellerie. Ogni fascicolo informatico riceverà la stessa numerazione del fascicolo cartaceo e la cancelleria sarà tenuta a formare due indici, uno informatico ed uno cartaceo. Nell’indice degli atti del fascicolo informatico dovranno essere indicati anche i documenti conservati solo nel fascicolo cartaceo.

Il fascicolo informatico dovrà inoltre consentire la consultazione diretta degli atti e dei documenti informatici in esso inseriti (art. 13). E questo potrà avvenire sia on-line che direttamente nelle cancellerie che, così facendo, si dovranno dotare di una postazione ad hoc.

Un ulteriore ed importante eccezione è ancora prevista dall’art. 12 del regolamento relativamente alla formazione del fascicolo informatico, esso prevede infatti che la copia informatica degli atti cartacei può non essere effettuata ove trattandosi di documenti probatori, e solo di questi (quindi non di altri atti quali le memorie, le comparse, etc.) la procedura sia eccessivamente onerosa. Questo nuovo limite è specificato dal successivo art. 13, comma 4 che specifica come l’onerosità è rilevante quando il numero delle pagine da copiare è superiore a 20 ed il formato del documento da copiare è diverso da quelli indicati all’art. 3 comma 3.

Esistono in conclusione, alcuni problemi e questioni ancora aperte relative a delle procedure che il decreto della ministero non ha completamente risolto e rispetto alle quali si attende con ansia l’emanazione del regolamento attuativo. Alcune di queste sono più che altro di tipo organizzativo, come la trascrizione di tutto il materiale cartaceo su supporto informatico, fattore che determinerà un incremento in termini di tempo per l’attività svolta dalle cancellerie; la modernizzazione di tutti gli uffici e la predisposizione di terminali adibiti all’accesso pubblico (per le parti o per gli avvocati); la creazione dell’infrastruttura necessaria da parte del Consiglio dell’ordine per gli adempimenti di raccolta delle e-mail e per la creazione di un vero e proprio dominio avvocati. Infine, ma non ultimo, un necessario cambio di mentalità.

Ed è proprio su questo punto, a mio avviso, che andrà sensibilizzata la disponibilità di tutti gli “utenti” di questa riforma. Dagli avvocati ai magistrati, agli ufficiali giudiziari, alle cancellerie, ogni soggetto dovrà contribuire affinché la sensibilizzazione e la disponibilità nell’approccio con le nuove tecnologie non segni per il sistema giustizia un momento traumatico della sua evoluzione (rischiando di diventare una involuzione), ma diventi un momento di confronto e di crescita per tutti gli operatori verso una informatizzazione della procedura.

Così facendo l’informatizzazione, contrariamente a quanto ritenuto dai più restii al cambiamento, non sarà uno svilimento dell’attività professionale svolta, ma ne testimonierà in termini di efficienza, tutta la sua validità ed efficacia.